Entrée en vigueur de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux le 1er juillet 2024

Le 1er juillet 2024, la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (« Loi 5 ») de même que deux règlements connexes sont entrés en vigueur.

Cette loi établit un cadre général exclusif de protection des renseignements de santé et de services sociaux et a pour objectif de favoriser une circulation plus fluide de ces renseignements au sein de l’ensemble du réseau de santé, et ce, tout en s’assurant de protéger leur confidentialité.

Ce nouveau cadre permettra également d’instituer un système national centralisé des renseignements compris dans les dossiers de santé et de services sociaux, soit : le Dossier santé numérique (DSN).

L’OIIAQ souhaite vous informer des principaux éléments à connaître de cette nouvelle Loi et des divers outils pertinents mis à votre disposition afin d’en assurer une compréhension et une application cohérente.

Application de la Loi 5

La Loi 5 s’applique à un large éventail d’entités du domaine de santé et de services sociaux tant dans le secteur public que privé. Celles-ci sont désignées dans la Loi en tant qu’organismes de santé et de services sociaux (« organismes de santé ») et comprennent notamment le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), les centres intégrés de santé et de services sociaux (CISSS), les centres intégrés universitaires de santé et de services sociaux (CIUSSS), les laboratoires, les centres médicaux spécialisés, les ressources intermédiaires (RI), les résidences privées pour ainés (RPA) et les cabinets privés de professionnels dont ceux des infirmières auxiliaires.

Notion de renseignement de santé et de services sociaux

La Loi 5 s’applique spécifiquement et exclusivement aux renseignements de santé et de services sociaux (« renseignement de santé ») détenus par un organisme de santé.

Cette notion vise toute information qui permet d’identifier une personne, même indirectement. Elle doit répondre à l’une des caractéristiques suivantes ou être recueillie à des fins d’enregistrement ou en vue de la prise en charge de la personne concernée:

faire état de la santé physique ou de la santé mentale d’une personne;
faire état de matériel prélevé dans le cadre d’une évaluation ou d’un traitement;
faire état des services de santé ou sociaux offerts;
avoir été obtenue dans l’exercice d’une fonction prévue par la Loi sur la santé publique.

Il est à noter que les renseignements recueillis à des fins de gestion des ressources humaines (ex. dossiers d’employés) ne sont pas considérés comme étant des renseignements de santé. De ce fait, ces renseignements demeurent assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et non à la Loi 5.

Nécessité, consentement et devoir d’information

La Loi 5 met l’emphase sur les notions de nécessité, de consentement et d’informations obligatoires à transmettre à la personne concernée au moment de la collecte de ses renseignements de santé. Ainsi, un organisme de santé ne peut recueillir que les renseignements nécessaires à la réalisation de sa mission ou de son objet, à l’exercice de ses fonctions ou de ses activités. Il doit lors de la collecte et par la suite sur demande, communiquer à la personne concernée certaines informations obligatoires en termes simples et clairs et obtenir son consentement à l’utilisation et à la communication de ses renseignements; un consentement qui doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.

Accès aux renseignements de santé et limitations

La Loi 5 permet à tous les professionnels qui offrent des services de santé et de services sociaux au sein d’un organisme de santé ainsi qu’au personnel de soutien technique ou administratif autorisé de cet organisme d’avoir accès à l’ensemble des renseignements de santé d’une personne, y compris ceux détenus par d’autres organismes de santé.

Toutefois, toute personne a, en vertu de cette Loi, le droit de restreindre ou de refuser l’accès aux renseignements de santé qui la concernent en avisant par écrit l’organisme de santé qui les détient. Ainsi, le patient aura le pouvoir de décider, quels intervenants, catégories d’intervenants, proches ou chercheurs ne peuvent accéder à ses renseignements de santé, de façon à en préserver la confidentialité et à protéger sa vie privée.

Responsabilités, gouvernance et mise en œuvre de la Loi 5

En vertu de la Loi 5, c’est à l’organisme de santé que revient la responsabilité de protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements qu’il détient. L’organisme de santé doit à cet effet prendre des mesures de sécurité appropriées et raisonnables et se doter d’une politique de gouvernance de la protection des renseignements de santé mettant en œuvre ses obligations en vertu de la Loi et respectant les critères définis par règlement. De plus, l’organisme de santé doit analyser au moins une fois par année qui a eu accès aux renseignements de santé et vérifier si les accès ont été conformes à la loi et à la politique de gouvernance.

Au surplus, l’organisme de santé doit offrir des activités de formation et de sensibilisation en matière de protection de ces renseignements aux membres de son personnel et aux professionnels qui y exercent leur profession dont les infirmières auxiliaires.

Au sein des différents établissements du réseau de la santé et organisations, l’on peut s’attendre que des équipes spécifiques soient dédiées au déploiement progressif de la nouvelle loi. Cette responsabilité ne devrait donc pas incomber aux infirmières auxiliaires pratiquant dans ces milieux, bien qu’il se pourrait qu’elles soient consultées par ces derniers.

En revanche, les membres de l’OIIAQ travailleurs autonomes et ceux œuvrant en cabinet privé devront jouer un plus grand rôle, si ce n’est primordial, et assumer des responsabilités plus accrues afin d’assurer la conformité des mécanismes mis en place de collecte, d’accès, d’utilisation et de communication des renseignements avec les exigences de la Loi 5 pour ce qui est des renseignements de santé ainsi que celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé pour tous les autres renseignements personnels.

Rôle de l’OIIAQ

L’OIIAQ n’est pas l’organisme responsable de l’application des lois en matière de protection des renseignements personnels incluant les renseignements de santé; cette responsabilité étant plutôt confiée à la Commission d’accès à l’information (CAI).

Chargé de la surveillance et de l’encadrement de la pratique d’infirmière auxiliaire dans le but de protéger le public, l’OIIAQ constate que les normes prévues par ces lois chevauchent certaines règles déontologiques auxquelles ses membres doivent se conformer, particulièrement en lien avec le secret professionnel et l’accessibilité aux dossiers professionnels. Sachez que l’Ordre poursuit son analyse de ce nouveau cadre légal afin de définir les règles applicables à votre profession et ainsi vous accompagner à arrimer votre pratique professionnelle, de façon cohérente, avec l’ensemble de vos obligations en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels. L’Ordre vous communiquera alors de plus amples détails à ce sujet au fur et à mesure de leur disponibilité.

Dans l’intervalle, l’OIIAQ tient à vous rappeler l’importance de respecter les balises édictées par le Code des professions ainsi que par votre Code de déontologie, en toute circonstance, en vue de préserver la confidentialité de vos dossiers et protéger le secret professionnel de vos patients.

Ressources et liens utiles

Le ministère de la Santé et des Services sociaux a rendu disponibles certains outils d’information en lien avec la nouvelle Loi que vous trouverez ci-après. Il est à noter que d’autres outils sont à venir, tel un guide explicatif de cette Loi ainsi qu’un aide à la rédaction de la politique de gouvernance des renseignements de santé et de services sociaux :

Un napperon qui présente les points saillants de la Loi 5;
Feuillets d’information concernant l’accès, les limitations et la communication des renseignements de santé et de services sociaux;
Une formation visant la protection des renseignements de santé et de services sociaux. Les participants du réseau de la santé et des services sociaux (établissements) peuvent accéder au programme de formation via l'Environnement numérique d’apprentissage (ENA) provincial. Les participants hors réseau (hors établissements) doivent remplir le formulaire de demande d’accès à l’ENA pour obtenir un accès au programme de formation.

Vous pouvez également consulter le site Internet de la Commission d’accès à l’information où vous trouverez une section évolutive dédiée à la protection des renseignements de santé et de services sociaux.