Adjoint(e) à la direction générale
Direction : Direction générale
Supérieure immédiate : Directrice générale et secrétaire de l’Ordre
Type d'emploi : Temps complet | Permanent non syndiqué
Poste(s) sous sa supervision : Aucun
Échelle salariale : Selon les échelles salariales en vigueur
No affichage : 202407-17(2)EXT
Date limite pour postuler : 30 juillet 2024
Date de début prévue : Le plus tôt possible
Pour postuler : Faites parvenir votre candidature à carrieres@oiiaq.org
« Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt;
seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées »
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Raison d’être du poste
La personne titulaire du poste joue un rôle clé en offrant un soutien administratif essentiel à la directrice générale et à la secrétaire de l’Ordre. Ce poste est crucial pour garantir la fluidité et l’efficacité des opérations du comité de direction et de la gouvernance du conseil d’administration. La personne titulaire du poste est responsable de la gestion administrative des documents, de la coordination des réunions, et de la communication avec les parties prenantes internes et externes. Elle s’assure que toutes les activités administratives et logistiques se déroulent de manière optimale, contribuant ainsi directement à la réalisation des objectifs stratégiques de l’Ordre.
Principales responsabilités
Soutien administratif
- Soutenir administrativement la directrice générale et secrétaire de l’Ordre pour l’ensemble de ses fonctions;
- Rédiger, réviser et mettre en page les documents et correspondances (ordres du jour, procès-verbaux et résolutions) du conseil d’administration, des comités du conseil, du comité de direction et de l’Assemblée générale;
- Assurer le suivi des résolutions à la suite des séances du Conseil et de ses comités en collaboration avec la direction des affaires juridiques;
- Maintenir à jour la liste des administrateurs des différents comités;
- Gérer les réunions et documents via la solution DiliTrust ou de gestion documentaire;
- Organiser et coordonner les rencontres internes et externes (logistique, réservations, gestion des déplacements et hébergements);
- Soutenir logistiquement et administrativement la direction des communications dans l’organisation de l’Assemblée générale annuelle;
- Tenir le registre de formation et d’attestation pour les administrateurs, la direction générale et la présidence;
- Accueillir et superviser le départ/fin de mandat des administrateurs;
- Assurer la mise en page et la révision linguistique des documents confidentiels ainsi que de certains documents provenant d’autres directions;
- Contribuer à la collecte des informations requises et à la production du rapport annuel en collaboration avec la direction des communications;
- Contribuer au processus d’élections de la présidence de l’Ordre et des administrateurs en collaboration avec la direction des affaires juridiques;
- Assurer la gestion documentaire de la direction générale et des documents ou actes officiels (contrats, PV, résolutions, etc.) de l’Ordre;
- Soutenir administrativement, selon les besoins, la présidence de l’Ordre;
- Accomplir toutes autres tâches connexes.
Exigences du poste
Qualifications requises :
- Diplôme d’études professionnelles en bureautique ou dans un domaine connexe
- Minimum de 5 ans d’expérience significative dans un rôle de soutien auprès de dirigeants incluant la coordination des travaux d’un conseil d’administration
- Excellente maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams et applications connexes)
- Capacité organisationnelle et de gestion du temps exceptionnelle
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit (orthographe, grammaire, syntaxe, habilités rédactionnelles)
- Flexibilité pour des heures variées (réunions du CA en soirée)
- Connaissance de la solution DiliTrust gouvernance (un atout)
- Expérience en gestion documentaire (un atout)
- Maîtrise de l’anglais (un atout)
Compétences valorisées :
- Discrétion, diplomatie et confidentialité
- Autonomie et sens des responsabilités
- Planification et respect des échéanciers
- Souci du détail et du contrôle de la qualité
- Travail d’équipe et approche client
- Capacité d’adaptation et sens politique dans divers contextes
- Capacité à prendre des décisions judicieuses et appropriées
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément sous pression
A propos de l’OIIAQ
L’Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec (OIIAQ) est un organisme à but non lucratif constitué en vertu du Code des professions et qui regroupe plus 30 000 membres à travers le Québec. Le siège social est situé à Montréal et il est composé d’une formidable équipe de près de 50 personnes.
L’OIIAQ assure la protection du public par la surveillance de l’exercice et le développement de la profession d’infirmière auxiliaire afin de contribuer à la qualité des soins et à la santé de la population.
Les infirmières auxiliaires sont des professionnelles qui œuvrent dans tous les secteurs de la santé et dans toutes les régions du Québec. Leur champ d'exercice leur permet de contribuer à l'évaluation de l'état de santé d'une personne et à la réalisation du plan de soins ainsi qu'à prodiguer des soins et des traitements infirmiers et médicaux.
Joignez-vous à l’équipe dynamique de l’OIIAQ pour faire une différence!